5 outils pour améliorer votre productivité

Hello les Angels, j’espère que vous allez bien, aujourd’hui nous allons parler de 5 outils pour améliorer votre productivité et en finir avec la procrastination. En tant qu’auto entrepreneur, je travaille souvent seule, et la difficulté pour nous est de réaliser toutes nos tâches en temps et en heures.
Cela est d’autant plus difficile quand on voit toutes les distractions qui s’offre à nous dès qu’on ouvre une page web ou son smartphone : publicités, notifications…

Créer votre espace de travail

Travailler dans un environnement de travail qui vous ressemble et dans lequel vous vous sentez bien est très important tant pour le moral que pour votre efficacité. D’autant plus si vous travaillez de chez vous.

Aménager vous un espace épuré, confortable, un espace où vous vous sentez bien et inspiré pour accroître vos performances.
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Choisissez un espace de travail épuré, fonctionnel selon votre travail :

  • les éléments que vous utilisez souvent devront être accessibles depuis votre siège,
  • n’hésitez pas à étiquetez vos tiroirs et autres rangements,
  • replacez chaque chose à sa place après l’avoir utilisée

Voici quelques astuces pour vous aidez à rester concentré durant vos sessions de travail​ :

  • n’hésitez pas à créer un compte d’ordinateur qui ne sera dédié qu’à votre travail
  • bloquez les sites internet qui vous distraient,
  • si vous ne pouvez pas éteindre votre téléphone, désactiver le wifi
  • si vous travaillez dans un bureau collectifs, isolez-vous dans un coin ou travaillez près de personnes productifs (les autres chercherons à vous distraire)

​La matrice d’Eisenhower

​Dwight Eisenhower a été le 34e président des Etats-Unis, de 1953 à 1961. Eisenhower avait cette incroyable capacité à maintenir un haut niveau de productivité durant toutes ces années, grâce à une unique stratégie : La Matrice d’Eisenhower. Cette méthode présente l’avantage de réfléchir s​ur la priorisation de ses actions et de prendre un certain recul par rapport à ces dernières.
​La mat​rice d’Eisenhower est un outil d’analyse qui permet de classer les tâches à faire, seuls deux facteurs rentrent en je​u : l’importance et l’urgence. En reproduisant ce tableau chaque jour sur papier ou sur un tableau effaçable, il est donc possible de se concentrer sur l’essentiel et même de gagner du temps.
​Cette extrait de l’article du site Bien dans mon travail  explique parfaitement comment interpréter et remplir les quadrants.

Priorité 1 – Activités importantes et urgentes
Ce sont des tâches à exécuter immédiatement et soi-même. Des priorités absolues qui doivent mobiliser votre énergie et votre concentration sans tarder. Ne pas vous en occuper d’urgence pourrait avoir des conséquences immédiates et désastreuses. Par exemple, cela peut être la résolution d’une panne bloquante ou la livraison d’un produit qui arrive à échéance.

Priorité 2 – Activités importantes mais peu urgentes
Le quadrant qui devrait refléter votre quotidien : ce sont des tâches à planifier et à exécuter soi-même. Elles demandent toute votre attention mais sans se presser, afin d’élaborer vos tâches importantes. C’est même l’enjeu principal de ce quadrant, c’est une étape qui vous permet de réaliser progressivement vos objectifs. Par exemple, cela peut être l’élaboration de plans d’action ou le développement de vos compétences.

Déléguer – Activités urgentes mais peu importantes
Ce sont des tâches à déléguer sans tarder. Sans réelle valeur ajoutée et chronophage, c’est le genre de tâche sans grand intérêt dont l’urgence dépend souvent des autres. Peut-être que le plus difficile est de déléguer, puisque nous ne sommes pas tous en position de le faire, ne serait-ce que par notre statut hiérarchique. Du coup, certains y voient davantage l’enjeu d’une planification. On ne peut pas s’empêcher de penser aux nombreux mails ou aux réunions qui structurent notre quotidien, des tâches qui participent trop rarement à la réalisation d’un résultat concret. Le genre de truc qui peut vous faire gagner un temps fou.

Abandonner – Activités peu urgentes et peu importantes
Ce sont des tâches inutiles et à abandonner. On a du mal à comprendre comment cela peut survenir au quotidien, puisqu’on est censé bosser pour quelque chose. Il semblerait que certains y décèlent du divertissement ou autre distraction malvenue en terme de productivité. Nous n’y voyons pourtant aucun mal puisque des petites pauses permettent de recharger notre énergie ou de créer du lien avec les collègues.

La technique Pomodoro

​La Technique Pomodoro est une méthode de gestion du temps développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Son créateur a utilisé un minuteur de cuisine en forme de tomate, pomodoro en italien, d’où le nom de la méthode. La méthode s’est répandue au point que de nombreuses applications mobiles s’y sont consacrés.
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Comment fonctionne la méthode Pomodoro ?​Au lieu de travailler deux heures d’affilée, cette méthode vous propose de structurer votre temps de travail en intervalles plus courts, encadrés de petites pauses. La technique utilise une minuterie pour diviser le travail en intervalles, traditionnellement de 25 minutes, séparés par de courtes pauses de 5 minutes.

Le découpage se fait selon le principe suivant :

  • 25 minutes de travail
  • 5 minutes de pause
  • 25 minutes de travail
  • 5 minutes de pause
  • 25 minutes de travail
  • 5 minutes de pause
  • 25 minutes de travail
  • 30 minutes de pause

​On parle alors d’un « cycle de quatre pomodoros ». Vous pouvez répéter autant de cycles comme celui-ci que nécessaire.

​Pendant les pauses de cinq minutes, préférez des activités simples et qui vous éloignent de votre poste de travail (aller aux toilettes, se préparer un thé, fumer une cigarette). Durant les plus longues pauses, entre deux sessions, rompez avec votre environnement de travail (faire du yoga, faire un tour dans votre jardin, prendre une douche).
Dans tous les cas éviter de vous embarquer dans une conversation téléphonique avec un proche, une série à la télé ou du scroll sur Instagram car vous risquez de ne pas vous remettre au travail une fois le temps de pause écouler.
Cette technique part du principe que notre capacité de concentration est limitée dans le temps (jusqu’​à 30 minutes selon les personnes) et que nous avons tendance à la surévaluer. Son objectif est de réduire l’impact des interruptions internes et externes pendant la réalisation d’une tache.
Un pomodoro est indivisible. Lorsque vous êtes interrompu pendant un pomodoro, l’autre activité doit être enregistrée et reportée (ex: informer – négocier – planifier – appeler de nouveau) ou le pomodoro doit être abandonné.
En conclusion elle vous permet de réaliser vos tâches de façons optimale et qualitative, de lutter contre le multitasking, et d’éviter la procrastination.

S’organiser avec la prise de note

Bullet Journal, planner, méthode M3, Evernote, Trello, Assana, Notion… La prise de note est un sujet incontournable quand on parle de productivité et ça les entreprises l’ont bien compris car ils ne manquent pas de nous proposer de nombreux d’outils sur le marché pour nous facilité la tâche.
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Depuis quelques années la prise de note autrefois répandue dans les entreprises ou chez les étudiants s’est élargie au grand public. Ainsi tout le monde peut organiser sa vie, augmenter sa productivité et arrêter de procrastiner grâce aux nombreux  outils comme le Bullet Journal, très réputé, et de nombreux modèles appeler également Template qu’on peut trouvé sur le web : To-Do List, Trackers, journal d’entrainements sportifs, projets, listes des mots de passe, listes des cadeaux de Noël, courbe de poids, suivi de budget…)
La prise de note est adaptable à tous vos projets et aspect de votre vie, que vous soyez auto entrepreneur, salariés, parents aux foyers. Que vous souhaitez organiser votre mariage, un voyage, faire le suivi complet de votre grossesse ou organiser votre vie tout simplement.
Pour une prise de note efficace, tout commence par le choix du bon support. Que vous préférer écrire, clavarder ou les deux. Dans tous les cas ce support doit être :

  • peu encombrant : vous devez l’avoir avec vous en permanence
  • simple d’usage : vous devez pouvoir l’utiliser très facilement, sans réfléchir
  • rapide à utiliser : vous devez dépenser un minimum de temps pour prendre la note puis pour y accéder
  • avec beaucoup de stockage : vous devez pouvoir centraliser toutes vos notes au même endroit et les classer

​De nombreuses applications mobiles très complète intègre prise de notes, To-Do List, gestion de projet… comme Evernote ou Notion (à retrouver dans l’article 5 applications mobiles à télécharger) , d’autres seront plus centrés sur la gestion de projet comme Trello inspiré de la méthode Kanban ou Asana, sans compté les nombreuses applis de type To-Do List / tasks sur les apps stores.

Définir ses objectifs SMART

Un objectif SMART est un objectif définis par cinq critères. Ceux-ci permettent de décrire les objectifs que l’on veut exprimer de façon la plus claire, la plus simple à comprendre et pour lesquels les résultats sont réalisables.
Ces 5 critères sont : Spécifique,Mesurable, Acceptable, Réaliste, Temporellement défini.
​Un objectif SMART est un objectif :

Spécifique : précis, formulé clairement. Les détails permettront de démasquer immédiatement des difficultés durant l’application du plan d’action et de rectifier le tir.Mesurable : le résultat pouvant être évalué et quantifié. Ainsi, il convient de bien préciser les indicateurs à analyser. On se posera des questions comme « Quel chiffre / Quels taux ou pourcentage, combien de fois, quelle quantité… »​

Atteignable : Un challenge permet de maintenir la motivation et de poursuivre ses efforts jusqu’à la date fixé. Toutefois, pour maintenir l’adhésion et l’implication de tous dans la poursuite des objectifs, le défi doit rester raisonnable pour permettre la réussite.

Réaliste : cette notion ce rapproche de celle de Raisonnable. Poursuivre un projet utopique peut vous conduire rapidement à la perte de motivation, puis à l’abandon. Si les objectifs fixés sont accessibles et pertinents, le risque de découragement est moindre.

Temporellement défini : l’objectif à atteindre doit être délimiter dans le temps, avoir une durée ou une date butoir, bien précise on peut également parler en jours, semaines ou en mois ou en années

J’espère que cet article vous a plu, n’hésitez pas à lire cet article où vous trouverez quelques exemples d’objectifs SMART. Dîtes-moi en commentaire, quels sont vos outils pour booster votre productivité ?

3 réponses à “5 outils pour améliorer votre productivité”

  1. Avatar de Joel
    Joel

    Salut j’aime beaucoup ton article, j’utilise 4 de ces outils surtout la méthode pomodoro. Il faut que je m’essai au planner

  2. Avatar de Loris
    Loris

    Sympa ton article, j’utilise la matrice d’Eisenhower, la méthode Podomoro, les objectifs SMART. Je suis très intéressé par les outils qui croît la productivité

  3. Avatar de Soren
    Soren

    Ma copine est folle de planner, bujo et compagnie 😅

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